Open-Xchange App Suite als Alternative zu Exchange und Office 365

Open-Xchange App Suite gehört seit Jahren zu den bekanntesten Alternativen für Exchange. Aktuelle Versionen bieten ähnliche Funktionen wie Office 365 und lassen auch den Betrieb einer privaten Cloud zu. Die Open-Xchange AG ist ein deutscher Softwarehersteller, was für viele Unternehmen den Einsatz besonders attraktiv macht. Entwickelt wird die Software in Olpe, Hamburg und Nürnberg.

OX App Suite steht als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung zur Verfügung, lässt sich aber auch lokal betreiben. Optimiert ist die Lösung für die Cloud, daher sollten Unternehmen, die auf OX App Suite setzen wollen, auch den Betrieb als SaaS-Lösung, zumindest in Erwägung ziehen.

Open-Xchange (OX) App Suite gehostet nutzen und die Weboberfläche produktiv einsetzen

Bekannt ist Open-Xchange (OX) App Suite vor allem durch den gehosteten Betrieb. Die Lösung ist durch große Anbieter, wie 1&1, Mailbox.org oder Strato bekannt geworden, die ihre gehosteten E-Mail-Systeme auf Basis von Open-Xchange zur Verfügung stellen. Das Produkt ist daher sehr ausgereift und wird ständig weiterentwickelt.

Die Weboberfläche nutzt bereits aktuelle HTML5-Technik sowie Javascript, was ein Vorteil gegenüber vielen anderen Lösungen in diesem Bereich darstellt.  Das Backend von OX App Suite basiert ebenfalls auf Java. Outlook können Unternehmen ebenfalls an Open-Xchange anbinden. Dazu stellen die Entwickler einen kostenpflichtigen Connector zur Verfügung. Neben Standard-Funktionen, wie E-Mail, Kontakte, Aufgaben und Terminen, beherrscht Open-Xchange auch VoIP, Dokumentenverwaltung, Private-Cloud-Funktionen und einiges mehr. Die Weboberfläche bietet im Grunde genommen ähnliche Funktionen wie Outlook und lässt sich auch ähnlich bedienen.

Die OX App Suite kann komplett mit einem Browser genutzt werden. Es sind keinerlei Zusatzanwendungen nötig, und die Apps laufen auf jedem Endgerät mit Browser. Das heißt, die Anwendung ist auch für mobile Anwender uneingeschränkt nutzbar. Die Oberfläche skaliert auch sehr gut mit Tablets, sodass die mobile Arbeit mit den einzelnen Funktionen sehr komfortabel ist. Grundsätzlich entspricht die Weboberfläche eher den Möglichkeiten des Webportals von Office 365, als Outlook Web App in Exchange.

Zusammen mit Univention Corporate Server, können Unternehmen die OX App Suite lokal als mächtige Serverlösung betreiben und per Webportal betreiben und erweitern (Screenshot: Thomas Joos).

Im E-Mail-Postfach lassen sich auch in der Weboberfläche schnell und einfach erweiterte Funktionen nutzen. Anwender können E-Mails markieren, verschieben, verschlüsseln, in eine Besprechungsanfrage umwandeln, und vieles mehr. Es ist nicht immer Outlook notwendig um effizient mit E-Mails zu arbeiten. Natürlich spricht auch nichts dagegen, wenn Anwender parallel mit Outlook arbeiten und unterwegs mit der Weboberfläche. Die Outlook-Integration von OX App Suite ist sehr gut gelungen.

Externe E-Mail-Konten anbinden – Migrationen durchführen

Arbeiten Anwender mit der Weboberfläche, lassen sich auch weitere E-Mail-Accounts anbinden. Hier besteht auch die Möglichkeit externe Konten aufzurufen. Dazu müssen Anwender einfach die E-Mail-Adresse und ihr Kennwort eingeben. Danach verbindet sich OX App Suite mit dem Konto und zeigt die Ordner in der OX-Oberfläche an. Auf diesem Weg können Unternehmen also auch Migrationen durchführen, indem Anwender einfach weiter Zugriff auf ihre alten E-Mails erhalten und diese bei Bedarf selbst speichern. Anwender können auf diesem Weg auch mehrere externe E-Mail-Konten anbinden und auch Office 365-Postfächer an OX App Suite anbinden. Allerdings unterstützt OX App Suite derzeit nur IMAP, was in vielen Fällen aber ausreicht.

Externe E-Mail-Konten lassen sich an die Weboberfläche von OX App Suite ebenfalls anbinden (Screenshot: Thomas Joos).

Office-Dokumente und OpenOffice/LibreOffice parallel nutzen

Im Webportal lassen sich weitere Anwendungen und Widgets integrieren, welche die Funktionen von Open-Xchange erweitern. OX Documents gehört zum Lieferumfang von OX App Suite. Die Online-Textverarbeitungssoftware wurde von Mitarbeitern des OpenOffice-Teams entwickelt. Speichern lassen sich die Daten zum Beispiel in OX Drive. Auch eine Datenverschlüsselung ist integriert. Dazu können Anwender OX Guard nutzen. Beide Produkte müssen nicht installiert werden, sondern lassen sich auch über die Weboberfläche betreiben. Vorteil der Lösung ist, dass sich mit den Online-Apps der Programme Microsoft Office-Dokumente, als auch OpenOffice/LibreOffice-Dokumente lesen und bearbeiten lassen. Beim Speichern werden nur die Änderungen berücksichtigt, das heißt OX Documents zerstört keine Dokumente oder ändert Formatierungen.

Erstellen Anwender in der Weboberfläche ein neues Dokument, lässt sich dieses bequem aus OX Documents heraus in OX Drive speichern, herunterladen oder gleich per E-Mail versenden. Als Download-Format verwendet OX Documents das Microsoft Office XML-Format (docx). Natürlich können Anwender Dokumente direkt aus der Weboberfläche ausdrucken. Beim Wechsel zwischen verschiedenen Apps im OX-Portal, bleibt im oberen Bereich ein Link zu erstellten neuen Objekten vorhanden. Wenn zum Beispiel eine neue E-Mail erstellt wird und parallel ein Dokument dazu, können Anwender über die Menüleiste im oberen Bereich zwischen den Objekten wechseln. Multitasking ist also kein Problem.

Im Grunde genommen ist Open-Xchange also nicht nur eine Alternative für Exchange, sondern kann in Teilen auch SharePoint, Lync und Dateiserver ersetzen. Daher sollten Unternehmen den Einsatz von OX App Suite überprüfen, wenn eine Migration zu Office 365 ansteht. Wer sich einen Überblick verschaffen will, kann OX App Suite online testen oder auch lokal installieren. Wie letzteres funktioniert, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

OX App Suite lässt sich online testen und bietet eine intuitive webbasierte Oberfläche (Screenshot: Thomas Joos).